Dépouillement des offres

Le dépouillement des offres est l'analyse comparée des réponses reçues à une consultation, afin de vérifier leur conformité au cahier des charges et de les classer. C'est le cœur du métier d'acheteur au moment du choix.

Pourquoi ce terme compte au moment de répondre

Lors du dépouillement, l'acheteur confronte chaque offre au cahier des charges, exigence par exigence, et écarte les silences et les non-conformités. Pour un candidat, cela veut dire anticiper cette lecture : répondre à chaque exigence à l'endroit attendu et citer soi-même ses preuves, pour ne laisser aucune case vide à cocher contre soi. Le contrôle avant dépôt revient à faire ce dépouillement sur sa propre offre avant l'acheteur.

Le depouillement ne consiste pas a lire les offres les unes apres les autres mais a les confronter exigence par exigence sur une base commune. Un point non traite par un fournisseur doit etre releve comme un manque explicite, pas interprete favorablement. Sourcer chaque constat par la page d'origine permet de defendre le choix final si une offre ecartee conteste la decision. Concretement, la bonne unite de travail n'est pas l'offre, c'est l'exigence : on prend une exigence du cahier des charges, on regarde ce que chaque offre en dit, et on classe la reponse en couverte, non couverte ou passee sous silence. Ce troisieme etat, le silence, est le plus dangereux parce qu'il ne se voit pas a la lecture lineaire et se decouvre apres la commande. Un depouillement rigoureux transforme ces silences en questions posees aux fournisseurs avant de trancher, et laisse derriere lui un dossier ou chaque verdict renvoie a sa source.

Un cas concret

Points à vérifier

• Vérifier que chaque offre reçue a bien été ouverte et enregistrée avant analyse.
• Contrôler que toutes les exigences du cahier des charges sont reprises une par une dans le comparatif.
• S'assurer que chaque verdict renvoie à une page precise du document fournisseur.
• Traiter tous les candidats avec la meme grille et les memes questions.
• Isoler les zones de silence, c'est-a-dire les exigences auxquelles un fournisseur ne repond pas.